Toolflation

Toolflation ist ein Kunstwort aus dem englischen „tool“ für Werkzeug und „Inflation“, also einem stetigen Anwachsen. Gemeint ist das Anwachsen der Zahl digitaler Programme, die ein Unternehmen oder ein einzelner Mensch im Arbeitsalltag benutzt. Für jede kleine Aufgabe kommt ein neuer Dienst hinzu: einer für Notizen, einer für Chats, einer für Aufgabenlisten, einer für Videokonferenzen. Jedes einzelne Programm wirkt nützlich und kostet wenig. Zusammengerechnet entstehen aber hohe Kosten, viele Passwörter und ein Durcheinander, in dem niemand mehr weiß, wo welche Information liegt. Der Begriff ist keine offizielle Kennzahl, sondern eine Beschreibung für ein Muster, das in vielen Firmen auftritt.

Wenn die Werkzeugsammlung teurer wird als die Arbeit

Digitale Programme werden heute meist als Abonnement verkauft. Man zahlt also monatlich pro Person, oft zwischen fünf und dreißig Euro. Einzeln fällt das kaum auf, weshalb Abteilungen solche Dienste häufig ohne große Prüfung bestellen. Bei einer Firma mit dreihundert Beschäftigten und vierzig verschiedenen Programmen summiert sich das schnell auf Beträge im sechsstelligen Bereich pro Jahr.

Das eigentliche Problem sind aber nicht nur die Rechnungen. Jedes zusätzliche Programm bedeutet Einarbeitung, Wartung und eine weitere Stelle, an der Daten liegen. Studien großer Softwareanbieter berichten regelmäßig, dass ein erheblicher Teil bezahlter Zugänge monatelang unbenutzt bleibt. Solche ungenutzten Zugänge nennt man auch Schattensoftware, weil die IT-Abteilung oft gar nicht weiß, dass sie existieren.

Dazu kommt ein Effekt, der schwer zu messen ist: Aufmerksamkeit. Wer zwischen sieben Programmen hin und her springt, verliert Zeit und macht mehr Fehler. Der Nutzen des einunddreißigsten Werkzeugs ist deshalb häufig kleiner als der Schaden, den es durch zusätzliche Verwirrung anrichtet.

Wie die Sammlung immer weiter wächst

Toolflation entsteht meist nicht durch eine falsche Entscheidung, sondern durch viele kleine richtige. Ein Team braucht kurzfristig eine Lösung und findet online einen Dienst, der sofort einsatzbereit ist. Eine Kreditkarte reicht zur Anmeldung, eine Genehmigung braucht es nicht. Später wechselt das Team die Arbeitsweise, aber das Abonnement läuft weiter, weil niemand dafür zuständig ist, es zu kündigen.

Ein Vergleich macht das anschaulich. In einer Werkstatt kauft jeder Mitarbeiter seinen eigenen Schraubenschlüssel, weil der Weg zum gemeinsamen Werkzeugschrank zu weit ist. Nach zwei Jahren hängen hundert Schlüssel an den Wänden, viele in derselben Größe. Kein einzelner Kauf war unvernünftig, das Ergebnis ist trotzdem unsinnig.

KI-Programme haben diesen Vorgang zuletzt beschleunigt. Seit 2023 erscheinen fast wöchentlich neue Dienste für Texte, Bilder, Zusammenfassungen oder Programmcode. Weil die Anbieter kostenlose Testphasen anbieten, ist die Hemmschwelle sehr niedrig. Manche Fachleute sprechen deshalb inzwischen von einer eigenen KI-Toolflation.

Toolflation in Firmen, News und im eigenen Handy

In Wirtschaftsmeldungen taucht der Begriff auf, wenn Unternehmen ihre Softwarekosten senken wollen. Man liest dann von „Konsolidierung“: Die Firma prüft alle Abonnements und ersetzt zehn Einzeldienste durch eine größere Plattform. Auch Anbieter selbst nutzen das Wort im Marketing, um ihr eigenes Produkt als Lösung gegen das Chaos darzustellen. Diese Werbelogik sollte man kritisch sehen, denn die Plattform ist am Ende ein weiteres Programm.

Das Muster gibt es auch im Kleinen. Wer auf dem Handy vier Notiz-Apps und drei Lern-Apps hat und keine davon regelmäßig öffnet, erlebt genau dasselbe. Die Zeit, die man mit dem Einrichten und Vergleichen verbringt, fehlt beim eigentlichen Lernen oder Arbeiten.

Wichtig ist die Abgrenzung zu einem verwandten Begriff: Technische Schulden meinen schlecht gebaute Software, die später teuer zu reparieren ist. Toolflation dagegen betrifft die schiere Menge an Programmen, auch wenn jedes einzelne gut funktioniert. Ein häufiger Irrtum ist außerdem, Toolflation für ein reines Sparthema zu halten. Der größere Gewinn beim Aufräumen liegt meist in klareren Abläufen und weniger verstreuten Daten.