Request for Proposal

Ein Request for Proposal ist ein Dokument, mit dem ein Käufer nach Angeboten fragt. Der Käufer beschreibt darin, was er braucht, bis wann und unter welchen Bedingungen. Dann verschickt er das Dokument an mehrere Firmen, die liefern könnten. Diese Firmen antworten mit einem Angebot: Was sie vorschlagen, was es kostet, wie lange sie brauchen. Der Käufer vergleicht die Antworten und vergibt den Auftrag. Die englische Abkürzung RFP wird im Deutschen genauso benutzt wie das ausgeschriebene Wort.

Warum Konzerne nicht einfach anrufen

Bei kleinen Einkäufen fragt man kurz nach dem Preis. Bei großen Vorhaben geht das nicht. Wenn ein Krankenhaus ein neues Verwaltungssystem braucht, hängen daran Jahre Arbeit und viele Millionen Euro. Ein Fehlgriff lässt sich kaum korrigieren, weil ein Wechsel des Anbieters nochmals sehr teuer wäre.

Ein RFP zwingt den Käufer, seine Anforderungen vorher aufzuschreiben. Das klingt banal, ist aber der halbe Nutzen. Wer nicht formulieren kann, was er will, kauft am Ende das Falsche. Außerdem werden alle Anbieter nach denselben Kriterien beurteilt. Das macht die Entscheidung vergleichbar und im Nachhinein überprüfbar.

Bei öffentlichen Auftraggebern kommt ein rechtlicher Grund hinzu. Behörden geben Steuergeld aus und müssen Aufträge oberhalb bestimmter Beträge öffentlich ausschreiben. Ein sauberes Verfahren schützt vor dem Vorwurf, ein Auftrag sei einem Bekannten zugeschoben worden. Unterlegene Bieter können die Entscheidung sogar anfechten.

Vom Anforderungskatalog zur Vergabe

Ein RFP beginnt mit einer Beschreibung der Ausgangslage und des Ziels. Danach folgt der wichtigste Teil: die Anforderungen. Oft sind das hunderte einzelne Punkte, von « muss 5.000 gleichzeitige Nutzer verkraften » bis « Daten müssen in Europa gespeichert werden ». Meist wird zwischen Pflichtanforderungen und Wünschen unterschieden.

Dazu kommen die Spielregeln des Verfahrens. Das Dokument nennt eine Abgabefrist, ein festes Format für die Antwort und die Gewichtung der Bewertungskriterien. Ein typisches Beispiel: 40 Prozent Preis, 40 Prozent fachliche Eignung, 20 Prozent Referenzen aus ähnlichen Projekten. Anbieter dürfen in einer Fragerunde Unklarheiten ansprechen, und die Antworten gehen an alle Bieter gleichzeitig.

Danach bewertet ein Auswahlteam die eingegangenen Angebote nach Punkten. Die besten zwei oder drei Anbieter werden häufig zu einer Präsentation eingeladen oder müssen einen Testaufbau zeigen. Am Ende steht ein Vertrag, der die Zusagen aus dem Angebot verbindlich macht. Wichtig ist die Abgrenzung zu verwandten Dokumenten: Ein Request for Information sammelt nur Marktwissen, ein Request for Quotation fragt allein nach dem Preis für eine bereits klar definierte Leistung.

RFPs im KI- und Cloud-Geschäft

In Tech-Nachrichten stecken RFPs oft hinter den großen Zahlen. Wenn eine Behörde ihre IT in die Cloud verlagert, also auf gemietete Rechner in fremden Rechenzentren, läuft davor ein Ausschreibungsverfahren. Anbieter wie Microsoft, Amazon oder SAP beschäftigen ganze Abteilungen nur dafür, solche Angebote zu schreiben.

Seit dem KI-Boom betreffen viele RFPs Sprachmodelle und Grafikkarten. Eine Bank sucht einen Chatbot für ihren Kundenservice, ein Bundesland eine Übersetzungssoftware für Ämter, ein Konzern Rechenleistung für eigenes Training. Solche Dokumente enthalten heute fast immer Fragen zum Datenschutz und zum Speicherort der Daten. Für Investoren sind Ausschreibungsgewinne ein Signal, weil sie Umsatz über mehrere Jahre bedeuten.

Ein verbreiteter Irrtum ist, dass immer das billigste Angebot gewinnt. Ein sehr niedriger Preis kann sogar ausgeschlossen werden, wenn er unrealistisch wirkt. Kurios ist ein aktueller Nebeneffekt: Viele Firmen lassen ihre RFP-Antworten inzwischen von KI-Systemen vorschreiben. Manche Auftraggeber nutzen ihrerseits KI, um die eingegangenen Stapel auszuwerten.